W-9-skjemaet er et relativt enkelt dokument
Du kan også bli bedt av din bank eller andre finansinstitusjoner om å fullføre skjema W-9 slik at de kan forberede ulike typer 1099 skjemaer for å rapportere interesse, utbytte og andre typer inntekter du har tjent til IRS. Du kan til og med bli bedt om en når du åpner en konto.
Og selvfølgelig, hvis du eller din bedrift betaler uavhengige entreprenører eller konsulenter, må du håndtere forvirringene i Form W-9 også. Heldigvis er de ikke kompliserte.
Hvor får du Form W-9?
I de fleste tilfeller vil virksomheten eller finansinstitusjonen gi deg et blank skjema W-9 og be deg om å fullføre det. Ellers, hvis du eller din bedrift er i stand til å utstede Form W-9 til uavhengige entreprenører, kan du laste ned skjemaet fra IRS-nettsiden.
Fyll ut skjema W-9
Fullfør skjema W-9 er ganske grei. Bare gi ditt navn og personnummer. Bedrifter bør angi navn og arbeidsgiver identifikasjonsnummer der.
Når du sender inn skjema W-9, sertifiserer du til IRS at skatte-ID-nummeret du oppgir er korrekt og nøyaktig.
Advarselsskilt å være klar over
Skjema W-9 er et standard skattedokument. I seg selv er det ikke mange problemer, men det er noen situasjoner som kan bølge et rødt flagg:
- Du kjenner ikke personen eller virksomheten som ber deg om å fylle ut W-9. Du bør alltid være forsiktig når du gir sensitiv informasjon som ditt navn, adresse, personnummer eller arbeidsnummer. Pass på at du vet hvem som spør deg om å fylle ut skjemaet, hvorfor de gjør det, og hvordan skatteinformasjon du oppgir vil bli brukt.
- Pass på at du sender W-9 sikkert. Ikke send din ferdige W-9 som et usikret eller ukryptert e-postvedlegg. Bruk en sikker leveringsmetode, for eksempel håndlevering, e-post eller et kryptert filvedlegg til en e-post.
- Spør hvilke typer skattedokumenter forespørselen har til hensikt å gi deg. Hvis du er usikker på hvorfor du blir bedt om å fullføre en W-9, spør hva slags skattedokumenter du kan forvente å motta når informasjonen blir brukt.
- Du forventet en form W-4 i stedet. Hvis du starter en ny jobb, og din nye arbeidsgiver gir deg en W-9 for å fylle ut, spør om du skal jobbe som selvstendig næringsdrivende entreprenør eller som ansatt. Ansatte fullfører skjemaer W-4 for å fastsette sine skattemessige forhold. Selvstendig næringsdrivende har ikke skatter holdt tilbake fra deres lønn - de er ansvarlige for å gjøre betalinger til IRS alene.
Tips for utfylling av skjema W-9 Hvis du er et begrenset ansvar
- Hvis LLC er egen egen skattemessig enhet, for eksempel et partnerskap, C-selskap eller S-selskap, rapporterer navnet på LLC og dets føderale arbeidsgiveridentifikasjonsnummer på Form W-9. Sjekk den aktuelle skatteklasseringsboksen, som angir om du er et partnerskap, C-selskap eller S-selskap. Ikke sjekk boksen for begrenset ansvar. Dette høres counterintuitive, men det er hva IRS sier i sin instruksjon.
- Hvis LLC er eid av en annen LLC, vil du da sjekke feltet for begrenset ansvar. Du må også angi skatteklassifisering av morselskapet LLC.
- Hvis LLC er eid av et enkelt medlem , angi skatteklassifisering av eieren.
- Hvis LLC er eid av et enkeltmedlem som er en person , pålegger IRS at du må angi navnet på eieren på "navn" -linjen og navnet på LLC på "firmanavnslinjen." IRS foretrekker det du rapporterer eierens personnummer i stedet for LLCs føderale arbeidsgiveridentifikasjonsnummer.
Tips hvis du er underlagt obligatorisk sikkerhetskopiering
Du må også sertifisere på skjema W-9 om du er underlagt sikkerhetskopiering . Dette holder tilbake til en flat rate på 28 prosent på utbetalinger til deg eller din bedrift under visse omstendigheter.
Det er to vanlige grunner for sikkerhetskopiering: Ditt navn og SSN samsvarer ikke med IRS-poster, eller du har en eller flere utestående skattemessige gjeld, og IRS har meldt deg om at du er underlagt obligatorisk sikkerhetskopiering, til disse skattene er betalt i sin helhet .
De fleste skattebetalere er fritatt for sikkerhetskopiering, men hvis IRS har meldt deg om at du er underlagt det, må du slå ut språket i punkt nr. 2 i sertifiseringsområdet. Denne delen lyder:
"2. Jeg er ikke gjenstand for backup avhold fordi: (a) Jeg er fritatt for backup-tilbakeholdelse, eller (b) Jeg har ikke blitt varslet av Internal Revenue Service (IRS) at jeg er underlagt backupholding som et resultat av manglende rapportering av alle renter eller utbytte, eller (c) IRS har gitt meg beskjed om at jeg ikke lenger er underlagt sikkerhetskopiering.
Svar på vanlige spørsmål
Hvor ofte skal jeg oppdatere et skjema W-9?
Du bør sende inn et nytt skjema W-9 når informasjonen endres. Fyll ut en ny W-9 hvis ditt navn, firmanavn, adresse, personnummer eller arbeidsnummer er endret.
Jeg mottok en W-9 fra en usannsynlig kilde. Hva burde jeg gjøre?
Noen har mottatt forespørsler om Form W-9 fra utleiere og andre personer eller bedrifter. Skjema W-9 brukes til offisielt å be en person eller bedrift for å oppgi navn, adresse og skattebetalers identifikasjonsnummer, slik at den anmodende parten på riktig måte kan utstede skattedokumenter til IRS. Generelt vil enhver virksomhet som betaler deg interesse, utbytte, ikke-ansatt kompensasjon eller andre typer rapporterbar inntekt, trolig kreve skjema W-9, så det er usannsynlig at en utleier vil be deg om å fullføre en. Hvis du mottar en W-9 fra en usannsynlig kilde som du ikke forventer vil betale deg penger av en eller annen grunn, spør hvorfor det trengs. Ikke fullfør det og send det hvis du har feil, i det minste ikke uten å konsultere en skattemessig først.
Jeg mottok en W-9 fra min arbeidsgiver. Hva burde jeg gjøre?
Hvis du blir eller ble behandlet som en ansatt med en vanlig lønnsslipp, og arbeidsgiveren din plutselig ber deg om å fylle ut et skjema W-9, indikerer dette at arbeidsgiveren nå ønsker å behandle deg som en selvstendig entreprenør. Dette kan være en ganske klissete situasjon. På den ene siden er det noen legitime grunner til at du kan bli en uavhengig entreprenør i stedet for en ansatt. På den annen side går arbeidsgivere noen ganger i økonomiske vanskeligheter og kan ikke lenger ha råd til å betale halvparten av lønnsskattene.
Hvis du får en W-9 fra din arbeidsgiver, må du først spørre deg selv om du er en ansatt eller en uavhengig entreprenør. Hvis du tror du er en ansatt og ikke kan nå enighet etter å ha snakket med arbeidsgiveren din, kan du be IRS til å bestemme arbeidsstatusen din. Selvfølgelig kan din arbeidsgiver ikke sette pris på dette, men det er bedre å være trygg enn beklager. Hvis arbeidsgiveren omklassifiserer deg som en uavhengig entreprenør, blir du ansvarlig for å betale halvdelen av lønnsskatten som egenbeskatning.