De beste sikre måtene å sende skattedokumenter til din revisor

by William Perez

Motstå oppfordringen til å bruke e-post

I en alder av Internett blir det stadig mer og mer vanlig på skatte tid for folk å innhente hjelp fra fagfolk og regnskapsførere som kan være ubeleilig. Det kan være fristende å bare sende den nødvendige informasjonen, men det er ikke den beste ideen.

Du vil sørge for at skattedokumenter leveres til din sertifiserte offentlige regnskapsfører, registrert agent eller annen skattemessig på den mest sikre og pålitelige måten. Skattedokumenter inneholder svært sensitiv informasjon som navn, adresse, personnummer for deg og dine pårørende, hvor mye penger du tjener, og hvor du banker. Og det er bare for startere. Hvis dataene faller i feil hender, kan du ende opp som et offer for identitetstyveri.

Her er noen tips for å sikre at dokumentene og dataene dine kommer til deres bestemmelsessted, intakt og sikkert.

Oppdatert januar 2018 av Beverly Bird

01 Lag en liste

Lag en liste over alle dine W-2s , 1099s og andre skatterelaterte dokumenter. Dette oppnår to ting: Du vet nøyaktig hva du sendte til revisoren din og hvis noe går seg vill og ikke kommer i den andre enden, kan du identifisere hva det var. Du har også begynnelsen på en sjekkliste for neste års skatteforberedelse.

02 Lag sikkerhetskopier

Hvis du overfører de faktiske papirkopiene av skattedokumenter, gjør deg selv en tjeneste og kopier dem alle først. På den måten vil du ikke være uten kritisk informasjon hvis de faktisk går seg vill. Du kan kopiere dem eller skanne dem til bilde- eller PDF-filer, og lagre dem på din PC og på en flash-stasjon som en ekstra forholdsregel. Men du gjør det, pass på at du har en sikkerhetskopi før du sender dokumentasjonen til din revisor.

03 Det beste alternativet er håndlevering

Når en spion ønsker å sikre at et dokument leveres til rett person til rett tid i filmene, leverer han det personlig. Han tar ikke sjansen for at den kan bli fanget.

Du kan sette denne old-school taktikken til å fungere for deg ved å levere dine skattedokumenter til din regnskapsfører hvis det er mulig. I det minste, gi dem til assistenten, sekretæren, resepsjonisten eller annet kontorpersonell. Dette eliminerer enhver risiko for at de vil gå seg vill i overføring eller bli fanget av eavesdroppers.

04 Sende dine dokumenter

E-postlevering er ganske sikker og er sannsynligvis det nest beste alternativet hvis du bor i Philadelphia og din regnskapsfører er i Pittsburgh, så håndlevering er bare ikke et alternativ.

Dokumentene dine er beskyttet mot uformell avlytting i kraft av å bli pakket inn i en konvolutt. Å åpne andres post er en forbrytelse, i det minste i USA, og mens det ikke kan avskrekke en bestemt kriminell, er det i det minste lovene på bøkene å straffe lovbrytere.

Når det er sagt, kan dokumenter og noen ganger bli tapt eller skadet i posten, så det kan være lurt å sende de sikkerhetskopiene du lagde i stedet for originalene. Og vurder å bruke noen form for levering eller signaturbekreftelse, eller omgå den amerikanske posttjenesten helt og bruk en leveringstjeneste i stedet for som Federal Express eller UPS.

05 Faksing av dokumenter

Faksing av dokumenter til revisor kan være en rask måte å levere dem på, og det er relativt sikkert. Så lenge revisorens telefonlinje ikke er tappet, er det gode muligheter for at overføringen ikke blir fanget av identitetstyver. Men vær helt sikker på at du har faksnummeret riktig.

Det er noen ulemper. Faksede dokumenter kan noen ganger vanskelig å lese og det siste en skattemessig ønsker å gjøre er å sitte der og gjette om et nummer er seks eller åtte eller ta ekstra tid til å ringe deg for å finne ut. Faksing fungerer best hvis du bare trenger å sende noen få sider. For lengre dokumenter og spesielt for dokumenter som inneholder informasjon på begge sider av en side, kan faksing ikke være den beste løsningen.

06 Hvis du må bruke e-post ...

E-post er praktisk og rask, men det kan tilby omtrent like mye sikkerhet som et postkort. Med mindre du tar forholdsregler, kan en hvilken som helst nettverksoperatør se innholdet i e-posten din og se vedleggene dine. Enten de er oppmerksomme og faktisk sporer innholdet er ved siden av punktet - det er fortsatt potensialet.

Kontroller om regnskapsføreren bruker sikker filutvekslingsprogramvare som LeapFile. Mange gjør, ifølge Chip Capelli, en regnskapsfører i Provincetown, Massachusetts, og dette kan være en spilleskifter.

I det minste legger du skattedokumenter i et kryptert omslag, for eksempel en passordbeskyttet DOC-, PDF- eller ZIP-fil. "Skann alt til en PDF og passordbeskytt det," forklarer Capelli. Send aldri informasjon du vil beholde privat, for eksempel ditt personnummer, som vanlig tekst i kroppen til e-postmeldingen din. Hva om du ved et uhell sender meldingen til feil adresse, eller e-posten din blir skannet og dataene høstes av tjenesteleverandøren? Å ta forholdsregler for å sikre dine skattedokumenter beskytter din økonomi.

Hvis Worse kommer til verste

Nå ut til Internal Revenue Service umiddelbart hvis du finner ut at du har blitt kompromittert til tross for din beste innsats. Faktisk kan du kontakte IRS hvis du til og med bare tror at du kanskje har blitt kompromittert IRS vil undersøke. Send inn skjema 10439 for å rapportere skattesvikt eller mistanke om svindel av denne typen. Du kan få tilgang til skjemaet på IRS nettsiden sammen med informasjon om hvor du skal e-post eller fakse det.