Vet du hva dine økonomiske data sier?
Derfor er det viktig å holde en nøyaktig og oppdatert balanse. Når du driver en bedrift, må du vite hva midler går inn, hva som blir utbetalt og nåverdien av alt du bruker i daglig drift.
Balansearkler forklart
En balanse gir oversikt over virksomhetens eiendeler og gjeld. Eiendeler er alt virksomheten din OWNS. Forpliktelser er alt ditt forretninger OWES. Hva som igjen er "bokført verdi" av firmaet ditt, kjent som kapitalandel, avhengig av om du opererer som eneeier eller som et selskap med aksjeeiere.
Forstå eiendeler
Ved utarbeidelse av balanse må aktiva deles inn i ulike kategorier. Pengene fra salg (kundefordringer) er forskjellig fra verdien av beholdningen, og separering av typer eiendeler gir deg en klarere forståelse av hvor mye kontanter du må jobbe med. Tross alt kan $ 2 millioner i råvarer være en ressurs, men du kan ikke utnytte den til å betale neste måneds verktøyregninger.
Likvide midler
Denne kategorien inkluderer kontanter og kontantekvivalenter som penger i bankkontoer , depositum, obligasjoner og andre kilder som raskt kan oversettes til kontanter uten å miste noen verdi. Kundefordringer, en liste over eventuelle betalinger eller salg som venter på å bli avgjort, betraktes også som likvide midler.
Hvis du har noen kortsiktige investeringer som kan selges om nødvendig, bør balansen din også gjenspeile det.
Omløpsmidler
Omløpsmidler er eiendeler som vil bli konvertert til kontanter eller brukt opp i løpet av de neste tolv månedene. Kundefordringer er den vanligste gjeldende aktiva. Andre eksempler inkluderer kortsiktige investeringer, inventar og forskuddsbetalt utgifter
Faste eiendeler
Eiendeler som regnes som " anleggsmidler " omfatter land og bygninger som bedriften din eier, samt utstyr, maskiner og kjøretøyer du bruker regelmessig. For eksempel, hvis du driver en restaurant som også tilbyr en leveringstjeneste, står ovner, kjøleskap, frysere og varebiler alle som anleggsmidler.
Andre eiendeler
Kategorien brukes til å holde rede på ikke-likvide eiendeler som forventes ikke konvertert til kontanter innen de neste tolv månedene. Det vanligste eksempelet kan være et depositum på kontoret som utleier vil holde seg til i løpet av leieperioden.
For å bestemme dine samlede eiendeler legger du til likvide, nåværende, anleggsmidler og andre eiendeler sammen. Det er den totale verdien av alle mulige kontanter i virksomheten din.
Forståelse av gjeld
Akkurat som med eiendeler har bedrifter mer enn en slags ansvar.
Disse regnskapsføres også separat på balansen, slik at du kan se hva du skal håndtere nå og hvilke utgifter som kommer opp i fremtiden.
Gjeldende forpliktelser
Alt du må betale innen de neste tolv måneder regnes som en gjeldende forpliktelse. Det kan inkludere leverandørgjeld, som er utestående saldo til de som leverer lager og tjenester til din bedrift, og lønn opptjent av ansatte som ennå ikke er betalt ut. Månedlige regninger kan også falle inn i denne kategorien.
Langsiktig gjeld
Hvis du har utgifter eller betalinger som går utover det nåværende året, er disse oppført som langsiktige forpliktelser. En boliglånsbalanse er et vanlig eksempel på et langsiktig ansvar. Løpende betalinger eller månedlige leveranser kan også være langsiktige hvis du forventer at de fortsetter i mer enn 12 måneder.
Viktigheten av å forene
Selvfølgelig, for å vite nøyaktig hvor mange eiendeler og forpliktelser bedriften din har å gjøre med, må du forsone dine bank- og kredittkortopplysninger regelmessig. Bare antar at alle transaksjonene du har skrevet ned, og de som faktisk har gått gjennom, er det samme som kan få deg i vanskeligheter når det kommer tid til å betale regninger eller filskatter.
Kontoutskrifter
Avstemming av dine bankopplysninger er viktig for å sikre sikkerheten til dine forretningsfond. Når du går gjennom en månedlig oversikt, kontroller du hver transaksjon mot ditt eget register og sørg for at det samsvarer. Du kan finne betalinger eller innskudd du glemte å skrive ned trekke fra eller legg til disse tilsvarende. Match alle utgående kontrollnumre til postene dine for å sikre at ingen mangler og, hvis noen, ringe til banken for å bekrefte utgiftene og oppdatere registeret.
Å sørge for at postene dine samsvarer med bankene, hjelper deg med å unngå store feil og opprettholde en nøyaktig konto for pengene du har tilgjengelig. Det er lett å gjøre feil ved å skrive noe ned når du er i midten av hundre andre ting, og å ta deg tid til å forene dine kontoutskrifter kan spare deg for en stor økonomisk hodepine senere.
Å gå over dine kontoutskrifter vil også varsle deg om eventuelle svindel eller tyveri. Dessverre kan dette være et ikke-så uvanlig problem når det gjelder bokføring og opprettholde en nøye overvåking av din vanlige kontoaktivitet, slik at du kan identifisere feil eller bedrageriske kostnader før de begynner å legge til.
Kredittkorterklæringer
Pengene som virksomheten din betaler ut, er like viktig som pengene som kommer inn. Se over ditt månedlige kredittkortoppgave så snart det kommer og holder øye med duplikatpriser eller uautoriserte kjøp. Hvis du kommer over enhver aktivitet som virker mistenkelig, ta kontakt med firmaet som utstedte kredittkortet og få det kansellert umiddelbart.
For legitime kjøp, sørg for at alle kostnader er korrekte. Ulykkelig dobbel ladning eller en feil i en sitert pris kan resultere i at din bedrift betaler ut mer enn det som skal til leverandørene. Løs opp disse problemene så raskt som mulig, og kontroller at du har regnet med alle kjøp gjort i løpet av måneden.
Når du har avstemt begge utsagnene, kontroller du de resulterende beløpene mot balansen din og foretar nødvendige endringer slik at de alle samsvarer. Poenget med å gjøre alt dette hver måned er å forhindre skadelige tap og overvåke hvor godt du håndterer bedriftsmidler som helhet.
Redusere gjeld
Å ha en omfattende oversikt over bedriftens eiendeler og gjeld gjør det enkelt å se hvor penger går og hvordan du bedre kan styre utgifter. Mange små bedrifter starter med et underskudd i form av lån eller kredittkort som må betales over tid for å operere i svart. Jo bedre du forstår bedriftens økonomi, desto lettere vil det være å finne måter å bringe dine saker i balanse og redusere gjeld.
En riktig styrt balanse gjør at du kan holde deg oppdatert på hver transaksjon som oppstår i den daglige driften av virksomheten din. Det gir deg noe å vise banken hvis de trenger en oversikt over bedriftens verdi, forsikrer nåværende investorer om at økonomien din er under kontroll og kan være et verktøy for å øke tilleggskapitalen. Som bedriftseier tilbyr en nøyaktig balanse fred i å vite at økonomien din er i orden, og du har et klart bilde av hvor mye penger som er tilgjengelig for å dekke utgiftene som uunngåelig oppstår når du kjører din bedrift.