Når og hvorfor trenger du skjema W-9?
Hvem må utgjøre skjemaer 1099-C?
Instruksjonene for skjema 1099-MISC fra Internal Revenue Service forklarer de ulike situasjonene som krever at virksomheten skal utstede Forms 1099-MISC.
Du må fylle ut, arkivere og utstede dette skjemaet til alle leverandører eller entreprenører - ikke ansatte - som du har betalt $ 600 eller mer i løpet av året.
En ansatt er noen som jobber med deg eller din bedrift. Hvis du betaler noen for å svare på telefonene, er han mest sannsynlig en ansatt fordi du setter hans timer og dikterer hva han skal gjøre mens han er på døgnet. Ansatte krever ikke 1099-MISC-skjema.
Hvis du betaler noen til å rydde kontoret din når du ikke er åpen for forretninger, og han kommer og gjør det til tider etter eget skjønn, er han mest sannsynlig en uavhengig entreprenør og han krever Form 1099-MISC. Internal Revenue Service forklarer de fineste punktene for å identifisere uavhengige entreprenører kontra ansatte.
Unntak til Leverandør / Leverandørregel
Du trenger ikke å utstede 1099-MISC skjemaer til C- og S-selskaper eller til enheter fra hvem du kjøper produkter, for eksempel varer du senere videreselger.
Betalinger til entreprenører og leverandører via debetkort, kredittkort eller gjennom tredjeparter som PayPal er også unntatt. IRS bruker en annen metode for å spore disse transaksjonene.
Når skal du spørre om en utfylt skjema W-9?
Det er en god praksis å be om at en uavhengig entreprenør gir et ferdigstilt Form W-9 så snart virksomheten vet at det må utstede ham en 1099.
Men noen ganger lar vi disse forespørslene skyve til januar når vi ser over regnskapene våre og skjønner at vi ikke har kommet seg til det.
Hvis du må utstede en 1099-MISC og ikke har en ferdigskrivet W-9-skjema på filen, si noe som: "Hei, jeg skal sende ut 1099-MISC innen utgangen av januar, og jeg skjønte jeg har ikke en W-9 fra deg. Kan du fylle ut en og sende den til meg? " Dette gjør at entreprenøren vet at informasjonen på skjemaet W-9 vil bli brukt til å generere et spesifikt skattedokument.
Oppfordre folk til å sende deg deres utfylte Form W-9 på en sikker måte. En ferdigstilt W-9 inneholder sensitiv informasjon som personens personnummer. Disse dataene skal holdes så private og sikre som mulig for å minimere risikoen for at dataene faller i feil hender. Det anbefales ikke å sende en utfylt skjema W-9 som et usikkert filvedlegg til en e-post. Be om å motta det via post, håndlevering eller som passordbeskyttet filvedlegg til en e-post.
MERK: Skattelovene endres periodisk, og informasjonen ovenfor kan ikke gjenspeile de siste endringene. Ta kontakt med en skatteselskap for de mest oppdaterte rådene. Informasjonen i denne artikkelen er ikke ment som skatteråd og er ikke erstatning for skatteråd.
Videre lesning:
- Lær mer om Form W-9
- Last ned et blank skjema W-9 fra IRS (pdf)
- Last ned instruksjonene for Forespørgere av skjema W-9 fra IRS (pdf)
- Slik utarbeider du Form 1099-MISC for 2013 (Om forretningslov og skatter)