Hva er en lockbox?
Fordeler med Lockboxes
Den viktigste grunnen til å vurdere Lockbox-tjenester er hastighet og effektivitet: penger blir raskere inn i kontoen din, og til en lavere kostnad for organisasjonen.
Når kunder eller partnere sender deg penger, må du deponere disse midlene. Det betyr at du venter til betalingen kommer, sender noen til banken med sjekken (eller har en ansatt konvertere betalingen til en elektronisk betaling ), og venter på at midlene skal rydde i kontoen din.
Når du har et stort antall fordringer, tar det betydelige ressurser til å håndtere disse utbetalinger. I tillegg venter på papirtjekker for å flytte over hele landet, må du vente en ekstra dag eller to før du blir betalt.
Rask betaling: Med en lockbox-tjeneste får du betalt raskere. Med innspill fra banken din, konfigurerer du postkasser i utvalgte geografiske områder som vil minimere e-posttid fra kunder. Selvfølgelig har du ikke ansatte på disse stedene - banken gjør - så du betaler for postkassen og for noen å behandle disse betalingene for deg.
Flere leveranser per dag: Noen ganger leveres e-post flere ganger ved høymåte postsentre, som også hjelper deg med å samle inn raskere.
Med din lokale posttjeneste kan du bare få en levering per dag, noe som resulterer i ekstra "flyt" tid . Spesielt når dollarbeløpene er store, kan det være kostbart å vente en ekstra arbeidsdag.
Outsourcing-fordringer: En ansatt i Lockbox-tjenesten vil åpne post, taste inn informasjon fra betalinger, og noen ganger gi tilleggstjenester.
Løftet fra leverandørene er at du får plassere ressursene dine mot kjernevirksomheten din, samtidig som du lar dem håndtere betalingsbehandling.
Ekstra verktøy: Noen lockbox-leverandører tilbyr ekstra funksjoner som gjør at det går greit. Eksempelvis kan banken din registrere kontonumre fra kundekontroller slik at de kan identifisere hvordan en betaling skal krediteres hvis kunden glemmer å inkludere en betalingskupong (eller kunden oppgir ikke kontonummeret). For eventuelle oddsballspill eller feil kan banken opprette et nettsted der du ser disse "unntakene" og bestemmer hva du skal gjøre med betalingen.
Elektronisk konvertering: nesten alle banker vil konvertere betalinger til elektroniske betalinger for deg (når det er tillatt).
Typer Lockboxes
Det finnes to grunnleggende typer lockbox-tjenester: detaljhandel og engros.
Retail lockboxes brukes av organisasjoner som mottar et stort volum av relativt små utbetalinger. For eksempel kan en virksomhet som har kunder rundt nasjonen (for eksempel et telefonselskap) sette opp låseskuffer på flere områder for å hindre at betalinger går ut på flere dager i posten. Disse betalingene leveres ofte med en standard datamaskinlesbar betalingskupong. I mange tilfeller havner "online" faktura betalinger fra forbruker bankkonto i disse lockboxene.
Engros lockboxes er for større, mindre hyppige betalinger, som for eksempel betaling mellom forretningspartnere (leverandører, for eksempel). Fordi disse utbetalingene kan være store , kan det være verdt å få pengene i banken en eller to dager raskere. Disse fordringene er imidlertid vanligvis ikke like enkle som en kontroll med en standardisert betalingskupong - de krever mer arbeidskraft og kompetanse til å behandle.
Andre låsekasser kan settes opp for noe formål. Når en fordring må gå gjennom posten, kan noen lage en kreativ og tilpasset løsning.