Typer regnskap feil og hvordan å hindre dem
Du bør merke seg at disse typer feil er de vanskeligste å identifisere og løse.
Feil på utelatelse
En feil om unnlatelse oppstår når en transaksjon er helt utelatt fra bedriftens bøker. Du kan glemme å legge inn en utgiftstransaksjon eller legge inn salg av et produkt eller en tjeneste. Disse transaksjonene er vanskelige å oppdage. Derfor må du sørge for at du har en solid rutine for å skrive inn disse transaksjonene rettidig. Den vanligste årsaken til at disse transaksjonene ikke er oppgitt, er at dokumentasjonen (for eksempel en leverandør faktura) går tapt. Du har mindre sannsynlighet for å miste eller misligholde disse støttedokumenter hvis du oppgir dem rettidig i ditt regnskapssystem, så snart som mulig.
Feil ved reversering
En reverseringsfeil oppstår når en transaksjon som skulle ha blitt oppført som en debet, blir oppført som kreditt. For eksempel kan du legge inn en faktura som betaling eller refusjon.
Du vil ikke merke denne feilen i prøvebalansen din fordi prøvebalansen fortsatt er i balanse.
Feil ved prinsipp
En prinsippfeil oppstår når du eller din bokholder feilaktig bruker et regnskapsprinsipp. Du kan koste eiendeler som skal registreres som eiendeler . Eiendeler og utgifter registreres begge i bøkene som debet, så dette er en teknisk feil.
Feil ved kommisjonen
En feil i provisjonen skjer ved at du oppgir en transaksjon til riktig klasse, men feil datterselskap . For eksempel vil du begå denne feilen hvis du bruker en betaling til feil faktura. Din prøvebalanse viser riktig beløp fra en kunde, men den enkelte kundens datterselskaper vil være feil.
Feil ved datterselskap
En feil med datterinngang oppstår når det oppstår en feil når du skriver inn en transaksjon. Hvis du for eksempel låner en kunde på $ 5000, men bare legger inn $ 500 som et lån og $ 500 uttak fra kontoen din, vil du oppdage at denne feilen blir båret til prøvebalansen din. Forsøksbalansen din vil være riktig. Den vanligste metoden for å oppdage disse feilene er å foreta regnskapsmessige avstemminger. Fortsatt med det forrige eksempelet, ville du oppdage denne feilen når du utførte bankavstemmingene dine . Du vil oppdage at du vil være kort $ 4500 av kontanter på bankkontoen din , og da kunne du rette feilen.
Forhindre feil
Du må utvikle gode interne kontroller og prosesser for å oppdage feil. For eksempel vil du være sikker på at alle dine skjemaer er konsekvente slik at de ansatte kommer inn i en rutine når du legger inn informasjon i regnskapsprogramvaren.
Du vil også sørge for at du har tilstrekkelig medarbeidere til å kunne håndtere arbeidsbelastningen. Underbemanning vil føre til utmattelse av arbeidstakere, noe som vil resultere i tretthet i arbeideren, rushed arbeid og flere regnskapsmessige feil.
Registrere feil
Mens du vil utvikle metoder for å forhindre feil når det er mulig, vil feilene som er nevnt ovenfor, skje fra tid til annen. Du kan ikke forhindre at alle feil oppstår. Du bør gjennomføre ulike avstemminger i måneden og årsskiftet for å oppdage mange feil, slik at de kan korrigeres. Bankavstemming , for eksempel, skal utføres månedlig. Anleggsmidler kan avstemmes kun årlig, slik at du kan forsikre deg om at du har bokført riktig avskrivningsomkostning. Du vil oppdage at hvis du ser etter måter å forhindre feil og har rutine på å utføre vurderinger og avstemminger av regnskapstallene dine, vil virksomheten din fungere jevnt, og du vil redusere antall regnskapsfeil.