Start et grunnleggende arkiveringssystem
Det er mye økonomisk informasjon som må organiseres og behandles, og et enkelt arkiveringssystem kan gjøre dette mindre av en rolle. Du kan i hovedsak bryte ned alle dine økonomiske papirer i følgende kategorier:
- Regninger på grunn
- Viktige dokumenter å beholde
- Elementer å kaste bort eller makulere
Det er så enkelt. Enten har du en regning som må betales, en kvittering eller et dokument som skal lagres, eller noe som kan kasseres. Det er opp til deg hvordan du vil organisere disse elementene, men det kan være så enkelt som å bruke tre individuelle mapper merket med informasjonen ovenfor.
Deretter, når du får posten eller mottar et annet finansielt dokument, ta et øyeblikk å sette det inn i riktig mappe. På den måten er regninger og viktige dokumenter på et enkelt sted å finne. Du kan deretter regelmessig behandle mappene og permanent lagre viktige dokumenter og kaste eller resirkulere det du ikke trenger.
Hold viktige dokumenter organisert
Mens det grunnleggende arkiveringssystemet vil gjøre en god jobb med å holde din daglige økonomi i orden, vil du fortsatt organisere de viktige elementene du trenger å beholde. Vanligvis kan du bruke et lite arkivskap med individuelle mapper for å holde alt i orden.
Noen eksempler på økonomiske dokumenter du bør beholde:
- Igjen på skatten
- Forsikringspolicy
- Boliglånsdokumenter
- Investerings- og pensjonsoppgjøret
- Garantier eller servicekontrakter
Hvor lenge skal dokumentene holdes
Siden du trenger å beholde kopier av bestemte dokumenter, hvor lenge skal du faktisk beholde dem? I noen tilfeller kan det hende at du bare trenger å holde et dokument eller et skjema for en kort stund, mens andre kanskje vil holde fast i årevis.
Her er noen vanlige økonomiske dokumenter og hvor lenge du bør vurdere å holde dem.
- Igjen på skatten. Når det gjelder avkastningen din, anbefales det at du holder dem i syv år. Hvis IRS ønsker å revidere avkastningen, har de vanligvis mellom 3-6 år å gå tilbake fra datoen du arkiverte. Å holde sju års fortjeneste tilbake for hånden vil holde deg dekket og gjøre livet ditt lettere hvis du blir revidert. Ikke bare det, men hvis du planlegger å kjøpe et hjem eller ellers trenger å vise bevis på inntekt til en utlåner, er det fint å ha minst noen få år med data til rådighet.
- Boliglånsdokumenter. Når du kjøper et hjem, kommer du til å sitte ned ved avslutningen og signere navnet ditt på det som virker som hundrevis av sider. Vanligvis får du en stor mappe med kopier av alt du gikk over ved avsluttende. Disse vil inkludere dokumenter fra banken som skisserer lånet, informasjon fra eiendomsbedriften, vurdering og inspeksjonsinformasjon, og mye mer. Mens du kanskje ikke trenger å referere til disse tingene ofte, bør du virkelig beholde disse dokumentene på ubestemt tid. Du må kanskje henvise til dem i fremtiden, og de kan gi noen verdifull informasjon når du til slutt går for å selge hjemmet.
- Bank- og investeringsregnskapet. Hvis det er en god ting med internett, er det at du når som helst ofte kan ta opp elektroniske kopier av bank- og investeringskontoutskrifter. Dette eliminerer behovet for å beholde hver eneste setning du mottar. Likevel, det er en god ide å gjennomgå hver papirerklæring du mottar, og hvis de er kvartalsvise, behold dem til neste utsagn kommer. Når du mottar årsskiftet eller årsregnskapet, kan du trygt kaste alle månedlige eller kvartalsvise utsagn. Dette vil kutte ned på hvor mange stykker papir du må arkivere, og du kan med all sannsynlighet få flere eksemplarer på nettet eller ved å ringe raskt.
- Regninger og kvitteringer. Som du mottar nytte- og kredittkortregninger, er det en god ide å beholde disse i et år etter at du har sjekket for å sikre at informasjonen er nøyaktig. Feil kan skje, og hvis du har en kopi av uttalelsen din lett tilgjengelig, kan det gjøre det enkelt å bestride en feil. Det samme gjelder for kvitteringer. Du bør holde dem lenge nok til å sammenligne med bankoppgjøret, slik at du kan ta feil. Det er selvsagt, med mindre kvitteringene er for kjøp som kan brukes til skattemessige formål. I dette tilfellet vil du beholde disse kvitteringene i opptil sju år, akkurat som din avkastning i tilfelle en revisjon.
Holder informasjonen din trygg
Identitetstyveri har blitt et stort problem de siste årene. Tyver er i stand til å ta biter av din personlige og økonomiske historie og bruke den til å skape falske identiteter som kan ødelegge kreditt, tømme bankkontiene dine og ellers gi deg stor hodepine. Så det er viktig at du beskytter og disponerer dine økonomiske data på riktig måte.
Først og fremst bør du vurdere å kjøpe en papirkopler for ditt hjem. Alle de gamle bruksregningene og til og med ubrukte kredittkort gir deg muligheten til å komme i posten hver måned, kan være hovedmål for tyver. Ved å kutte ubrukte dokumenter kan du være sikker på at du har minimert sjansene for at noen stjeler informasjonen.
Dette betyr også at du skal sikre dokumentene du holder i huset. Hvis du bare lagrer alt i pappkasser i kjelleren, hva skjer hvis det er en flom? År med data kan gå tapt. Det samme gjelder hvis det er brann eller annen katastrofe.
Mens du ikke kan beskytte mot hver eneste mulighet, kan du i det minste få et sterkt, solidt og muligens til og med brannsikkert arkivskap eller låsebeholder som holder dokumentene dine relativt sikre og ut av feil hender. Du trenger ikke å gå over bord, men du vil heller ikke at alt bare sitter rundt i noen gamle skoskasser i skapet ditt heller.
Å være organisert kan til og med hjelpe dine arvinger
I tilfelle at noe skjer med deg, kan de organiserte økonomiske dokumentene enormt hjelpe de som skal ta vare på dine saker etter at du er borte. Dette kan strømlinjeforme bosetting av eiendommen din. Hvis du har en vilje, er det også viktig å ha et instruksjonsbrev slik at eksekutoren vet hvor du skal finne disse dokumentene.